Archiviazione Documentale

Archiviazione Documentale

Ricerche rapide e nessun archivio cartaceo: una gestione leggera, anche nei costi

Per la prima volta, grazie ad un mix di possibilità tecniche e di previsioni legislative, anche le PMI hanno la possibilità di abbattere drasticamente gli spazi destinati gli archivi cartacei e migliorare nettamente l’efficienza del lavoro ottimizzando i processi di ricerca.

Questa innovazione si chiama Archiviazione Documentale.

Da alcuni anni ormai la conservazione sostitutiva è pienamente riconosciuta per legge: i documenti cartacei con conservazione obbligatoria, come le fatture, possono essere conservati in forma elettronica dopo che vi è stata apposta un’apposita marca temporale (l’apposizione avviene tramite un software collegato con l’Agenzia delle Entrate).

Per maggiori informazioni si rimanda alla pagina di Wikipedia dedicata allaConservazione Sostitutiva.

Visita la pagina dedicata al Seminario “Il Documento Elettronico – Un nuovo metodo di lavoro” che si è tenuto il 13 Novembre 2015 e scarica tutte le presentazioni sull’argomento

Come inserire un documento nell'archivio elettronico

A seconda del tipo di documento, possiamo identificare diverse tipologie di inserimento negli archivi informatici.

Documenti del ciclo passivo (ricevuti dall’azienda)

Si tratta in questo caso di documenti quali le fatture di acquisto, le bolle di trasporto, documenti bancari e molto altro ancora.
Molti di questi potranno essere acquisiti attraverso un semplice scanner dotato di un programma di OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), altri potranno essere scannerizzati dopo l’inserimento in contabilità (così da poter essere collegati ai dati già registrati), per altri ancora possono essere previste procedure di inserimento manuale delle variabili necessarie per la successiva ricerca.

Documenti del ciclo attivo (emessi direttamente dall’azienda)

Un documento emesso direttamente tramite il gestionale aziendale (fatture, moduli d’ordine, stampe di magazzino, ecc.) verrà salvato in automatico all’interno dell’archivio elettronico, già indicizzato secondo le variabili previste.

System Line per l'archiviazione documentale

System Line è in grado di fornire all'azienda un sistema completo di archiviazione documentale studiato sulle necessità effettive di ciascuna organizzazione occupandosi di tutti gli aspetti per un servizio All-Inclusive.

Progettazione

Progettare il sistema di archiviazione secondo le esigenze dell'azienda.

Fornitura

Fornire le attrezzature hardware (stampanti, scanner dotati di OCR).

Realizzazione

Installare i software necessari e personalizzarli secondo il progetto.

Maggiori Informazioni

L’archiviazione documentale è stata già sperimentata con successo dai nostri clienti. Vi invitiamo a sfoglia le Case History per capire l’impatto che questi progetti possono avere sulla redditività dell’azienda.