Innovare l’offerta ed essere “green”

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Innovare l’offerta ed essere “green”

Feb 28, 2024 | Uncategorized

Con l’espansione aziendale favorita dalla partnership ufficiale Mercedes, GMG SpA ha dovuto affrontare le difficoltà della gestione documentale connessa alla crescita degli ordini e, conseguentemente, dell’archivio cartaceo. Una problematica, quest’ultima, strettamente connessa con il reparto officina che, in virtù dei servizi di riparazione delle autovetture, aveva la necessità di archiviare per ciascun intervento non solo la scheda di lavoro, ma anche tutta la documentazione relativa, comprese le garanzie Mercedes, ossia oltre una decina di fogli in media per ogni pratica. Un’ulteriore esigenza era quella di favorire una rapida ricerca documentale a 360 gradi, con possibilità di collegamento tra le diverse sedi per migliorare lo scambio di informazioni.

LA SOLUZIONE

Gli specialisti di System Line Srl hanno studiato una soluzione su misura per le esigenze dell’azienda, creando un apposito software in grado di semplificare la gestione e l’archiviazione documentale at- traverso l’automatismo di alcuni passaggi in abbinamento con le elevate prestazioni della parte hardware.

“Abbiamo creato una macchina virtuale sull’infrastruttura esistente presso la sede dell’azienda, operante su Windows Server 2008R2, che contiene il software documentale ADJUTO basato su DB SQL Server Express – precisa Devid Chiti, Document Solution Manager di System Line Srl – All’apertura dell’ordine di lavoro il software ADP genera un file PDF contenente i dati anagrafici del proprietario dell’autovettura, i dati del mezzo e i relativi interventi richiesti. Tutti i documenti relativi ad un determinato ordine sono contraddistinti da un numero univoco e vengono salvati in una cartella predefinita, che poi viene controllata a cadenze regolari dal documentale e successivamente il tutto viene spostato nel datastore di archiviazione, con indicizzazione dei con- tenuti all’interno del database. Inizialmente vengono salvati esclusivamente i dati principali essenziali mentre in una seconda fase è possibile eseguire una ricerca mirata, grazie al collegamento con un driver ODBC, per interfacciarsi direttamente con il software ADP in modo da recuperare gli altri indici di ricerca”.

Obiettivi

  • Semplificazione della gestione, archiviazione e ricerca documentale relativa agli ordini di lavoro (Reparto Officina)

Risultati

  • Velocizzazione del sistema di scansione e archiviazione documentale
  • Numerazione automatica (numero univoco) di tutti i documenti connessi a ciascun intervento di lavoro, in qualsiasi formato, incluse email
  • Sistema di ricerca documentale rapido ed efficace, comprese le garanzie Mercedes
  • Individuazione del luogo di intervento e miglioramento dello scambio di informazioni tra filiali
  • Tempi ridotti di risposta verso clienti e/o altre filiali